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David Allen

A arte de fazer acontecer

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A arte de fazer acontecer - David Allen

O livro “A arte de fazer acontecer” de David Allen traz uma abordagem de organização e produtividade que podem ser exploradas na vida pessoal e profissional. O autor acredita que o estresse em relação às nossas tarefas acontece por má administração dos compromissos que assumimos ou aceitamos. Por isso é importante manter organizado e fora de nossa mente nossas tarefas atuais ou futuras, a fim de aliviar a pressão sobre o sistema cognitivo e ganhar produtividade.

A famosa metodologia GTD(getting things done) é uma forma de coletar nossas demandas, organizá-las e distribuí-las de forma eficaz, cumprindo os prazos e outras exigências. A principal ideia da metodologia é tirar de nossa mente e documentar em sistemas, pode ser no papel, aplicativo para celular, computador ou qualquer outra ferramenta. O importante é tirar o peso cognitivo de recordar aquela obrigação, uma vez que nosso dia é muito agitado e somos hiperestimulados, fica fácil esquecer as obrigações. Quando não há um sistema de organização, as coisas ficam no ar, sempre a mercê da sorte e da memória. Isso provoca aquele sentimento de estar perdido e fora de controle, o que mina a produtividade e cria péssimos resultados. O ato de externalizar nossos pensamentos, alivia o processamento cognitivo e cria âncoras. Essas âncoras garantem maior tranquilidade conforme a avalanche de informações vai chegando, uma vez que sabemos que tudo está organizado e nada vai ser esquecido. A neurociência define esse processo de cognição distribuída, pois criamos formatos objetivos e revisáveis para todas nossas demandas. O efeito é um sentimento de calma, de controle, o que gera ótimos resultados pois ganhamos em produtividade.

O autor divide o processo em 4 principais fases: coletar, processar, organizar e revisar. Só depois dessas 4 fases é que vamos para a execução.

Coletar

Nossa dia a dia profissional ou pessoal está repleto de bagunças. Temos documentos desorganizados, contas a pagar, guarda-roupas bagunçado e por aí vai. O primeiro passo para fazer acontecer é coletar toda essa bagunça. O autor sugere a criação de uma caixa de entrada. Pode ser em uma planilha de excel, um aplicativo para celular ou no bom e velho papel. Basta ter uma caixa e anotar todas as coisas que estão pendentes. Como não é possível colocar tudo dentro dessa caixa, podemos escrever sobre as pendências. Por exemplo: arrumar o guarda-roupas, lavar o carro, fazer compras, organizar os documentos e contas a pagar, etc. Tudo isso é anotado em um papel e colocado dentro da caixa. Uma vez que tudo está coletado fica mais fácil decidir o que fazer a respeito de cada coisa.

Processar

Com tudo coletado é hora de processar essas informações. Como a caixa de entrada aceita qualquer coisa, é no processamento que vamos encaminhar cada coisa para seu devido lugar. No processamento decidimos o que é pessoal, o que é projeto, o que é urgente ou para algum dia. O objetivo do processamento é esvaziar a caixa de entrada e encaminhar as demandas para suas devidas áreas.

Organizar

Após processar as demandas é preciso organizar em seus devidos compartimentos. Na organização decidimos se uma demanda é um projeto, um compromisso para agenda, uma ligação a ser feita ou se é um material de referência. A organização faz parte do processo de lapidação de nossas obrigações. Cada etapa tem como objetivo eliminar e segmentar nossas tarefas.

Revisar

Depois de organizada, as demandas precisam ser periodicamente revisadas. A revisão é importante pois muitas prioridades mudam e às vezes o que é importante hoje, pode nem ser necessário amanhã. A revisão permite movimentar nossas demandas para as listas apropriadas. Podemos ter uma demanda em algum dia/talvez e após algumas semanas aquilo faz sentido e pode ser executado. Somente com a revisão é possível identificar e gerenciar. O autor sugere uma revisão semanal, realizada geralmente as sexta-feiras ou domingos. Isso libera a mente e aumenta produtividade.

Quando esse fluxo estiver alinhado, o passo lógico seguinte é executar. Pois é executando que vamos eliminar as pendências e conquistar nossos objetivos de curto ou longo prazo. O momento certo para executar uma demanda pode seguir 4 critérios: contexto, tempo disponível, energia disponível e prioridade.

Contexto

Tem muita tarefa que precisa ser feita, mas nem sempre o contexto é adequado. Você está em uma recepção, esperando para ser atendido. O contexto não comporta qualquer execução, logo só podemos dar conta de algumas tarefas naquela situação. Talvez organizar algumas demandas, responder e-mails, fazer ligações, etc.

Tempo disponível

Têm dias que temos muitas horas para executar uma tarefa, enquanto outros dias são agitados e não temos sossego para nada. É por isso que nem sempre temos condições de executar nossas tarefas. O ideal é mudar o foco e realizar o que é possível com as condições atuais.

Energia disponível

Algumas tarefas exigem atenção e muita energia para serem realizadas. Depois de um dia de tomada de decisão e muitas reuniões, é contraproducente escrever um artigo técnico ou responder e-mails muito importantes. Nossa execução também pode ser direcionada a partir da energia que temos para realizar.

Prioridade

Se algo é importante e não pode esperar, vamos ter que passar aquela demanda na frente de tudo mais. A prioridade é um fator determinante na execução. É por isso que a organização e planejamento é tão importante. Quando algo se torna urgente, entramos em um modo estressado e não reflexivo.

Top 5 Aprendizados

  1. Quando algo vem a mente, anote e livre-se dela.
    Se aparecer alguma coisa na mente, anote. Se deixar para depois, vai ter que se lembrar novamente. Ou seja, mais energia, estresse, além de correr o risco da ideia ou necessidade não ficar evidente. Se livrar das ideias que vem a mente anotando-as é uma forma inteligente e comprovada pela ciência para otimizar os ganhos e a produtividade.
  2. Ter um dia da semana para revisão (tarefas, pendências, compromissos, etc.)
    Ter um dia para revisar as pendências, compromissos e tarefas em aberto é uma forma inteligente de gerenciar o tempo. Como todo dia somos bombardeados de novas informações e obrigações, só uma revisão consistente pode nos dar condições de enfrentar todos esses desafios com ótima produtividade.
  3. Só a organização pode tirar aquele sentimento de estar esquecendo de algo.
    Aquele sentimento de estar perdido, de não saber o que fazer, é sem dúvida o maior gerador de estresse e desgaste emocional. É por isso que a organização é tão importante. Ela nos dá condição de seguir com as obrigações do dia a dia, livrando a mente do peso de lembrar e organizar tudo novamente.
  4. Ter uma caixa de entrada para TODAS Solicitações.
    A caixa de entrada é uma grande sacada. Tudo que chega até nós pode ser centralizado em um único lugar. Desse lugar nós processamos e distribuímos as demandas. Essa é uma forma simples e eficiente de ter controle sobre as coisas.
  5. Ter perguntas orientadoras para aquilo que fazemos (qual é a próxima ação, qual é a coisa mais importante, qual objetivo dessa reunião, etc.)
    A pergunta ajuda a manter o foco e criar coesão, seja na empresa ou em casa. Quando todos estamos direcionados a um objetivo comum e nos fazemos uma pergunta orientadora, é possível manter o foco e ganhar em produtividade.
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A arte de fazer acontecer
David Allen
Livros & Negócios 2018 por MINIMAL